Cara kerja perhitungan ini
Untuk setiap ketidakhadiran yang tercatat, tanggal pengingat ditetapkan sebagai tanggal keberangkatan ditambah enam bulan kalender. Total jumlah hari ketidakhadiran tidak mencakup tanggal keberangkatan maupun tanggal kepulangan. Penghitung ini menampilkan catatan ketidakhadiran yang memiliki tanggal pengingat terdekat.
Pengingat mengenai ketidakhadiran selama enam bulan ini berlaku untuk pembaruan atau perpanjangan izin yang masa berlakunya kurang dari dua tahun. Untuk izin dengan masa berlaku minimal dua tahun, terdapat aturan berbeda yang didasarkan pada lebih dari separuh masa berlaku izin tersebut. Tugas militer dan alasan serius lainnya yang didukung oleh dokumen dapat menjadi pengecualian. Pengingat ini tidak dapat menentukan apakah pembaruan izin diperbolehkan atau tidak.